تقوم لجنة الاستقبال والتفويج باستقبال الحجاج في مطار الملك عبدالعزيز الدولي بجده وإنهاء إجراءاتهم وتسجيل بياناتهم ومن ثم التنسيق مع مكتب الوكلاء الموحد لتأمين نقلهم إلى مكة المكرمة بالإضافة إلى تأمين مغادرتهم من مكة إلى المطار أو المدينة المنورة بعد انتهاء موسم الحج وذلك من خلال المراحل التالية:

*    ما قبل الحج  (التجهيز والاعداد)

    - يقوم رئيس اللجنة منذ بداية شعبان بالإتصال بالموظفين الموسميين الذين عملوا مع اللجنة في الموسم السابقة والذين لهم الخبرة في هذا المجال     ليقوموا بمراجعة المؤسسة واستكمال اجراءات توظيفهم.

    -  يتم تعيين جزء من الموظفين في شوال لاستقبال الحجاج الذين يصلون مبكرا مثل حجاج دولة جنوب افريقيا.

    -  في 10 ذو القعده يكون قد باشر جميع موظفي اللجنة

    -  يتم التنسيق مع وزارة الحج لتأمين تصاريح دخول المطار للمعنيين.

    - يتم تجهيز ثلاث مكاتب في المطار بمكامل مسلتزماتها

            - جهازين حاسب آلي

            - خمس أجهزة قارئ ضوئي لقراءة الباركود  (جهاز حاسب كفي)

            - خط فاكس وخط هاتف

            - خط ا نترنت

    - يتم توزيع الأعمال والورديات على الموطفين

 *      خلا موسم حج (الإستقبال في المطار)

        - تصل أول رحلة في شهر شوال من حجاج دولة جنوب افريقيا وباقي الرحلات تبدأ في الوصول اعتبارا من 1 ذو القعده.

        - يتم تبليغ اللجنة بموعد وصول الرحلات من خلال القنوات المختلفة.

        - يتوجه الحجاج بعد انتهاء اجراءآتهم من الوكلاء الموحد الى خيمة حجاج المؤسسة .

        - ليتم استقبالهم وأخذ جواز الحاج ووضع ملصق الباركود على الجواز وقراءته من خلال جهاز قراءة الباركود.

        - بعد ذلك يتم توجيه الحجاج الى الحافلات المخصصة لنقلهم الى مكه .

        - يتم عمل الاحصائيات اللازمة للحجاج الواصلين.

        - تستمر عملية الاستقبال الى حين صدور الأمر الملكي بإغلاق المطار يوم 4 ذو الحجة تقريبا.

*    الاستقبال في جده

        - بعد مغادرة الحافلات المطار تمر بمكتب الارشاد الموحد بجده كي يتم تزويد الحافلة بمرشد

        - عند وصول الحجاج الى مداخل مكه يتم استقبالهم بمركز استقبال جده لتوزيعهم على مجموعات الخدمة والتي ستقوم بخدمتهم.

        - كما يتم استقبال الحجاج الواصلين من المدينة بمركز استقبال المدينة وتزيعهم على مجموعاتهم.

        - يصل الحجاج الى مكه ويتم استقبالهم من قبل عضو الاستقبال بالمجموعة المختصة حيث يتم تزويد كل منهم بإسورة معصم تحوي بيانات المجموعة.

        - يتم تسليم الجوازات الى رئيس المجموعة بعد التأكد منها

        - يتم ادخال بيانات الجوزات في الحاسب الآلي وطباعة بطاقات التعريف لكل الحجاج.

        - يتم نقل الحجاج الى مساكنهم المعدة لاستقبالهم باشراف عضو الاسكان بالمجموعة.

ثانياً    :   التفويج

        - بعد صعود الحجاج الى عرفه يبقى بالمجموعة موظف الاستقبال والحاسب الآلي والتفويج بالمجموعة لكي يقوموا بترتيب أمور سفر الحجاج

        - يقوم رئيس المجموعة بالتنسيق مع البعثة لتحديد مواعيد سفر الحجاج.

        - يتم ادخال بيانات المغادرة بالحاسب اآلي وطباعة كشوف المغادرة.

        - يتم التنسيق مع النقابة العامة للسيارات لتأمين حافلات لنقل الحجاج الى المطار.

        - يتم نقل الحجاج الى جده قبل 6 - 8 ساعات من رحلة الطيران.

        - يتم التأكد من مواعيد الرحلات من قبل مركز التفويج بمكه للسماح لها بالمغادرة الى المطار.

في النهاية يتم عمل التقارير ورصد السلبيات والايجابيات والتوصيات ليستفاد منها مستقبلاً.