لجنة المتابعة والمساندة

يقوم عمل لجنة المتابعة والمساندة خلال موسم الحج على متابعة وتقييم أداء اللجان والمجموعات الخدمة الميدانية والخدمات المقدمة للحجاج وذلك كالآتي:

1- زيارة وتقييم مقرات مجموعات الخدمة الميدانية :

- تتم زيارة مقر المجموعة والاطلاع على مدى التزامهم بشروط اختيار وتأثيث الموقع والتأكد من جاهزيتها من خلال استمارة تقييم تجهيز مقر المجموعة ،حيث يتم تحديد النواقص والمتطلبات ومتابعة تأمينها قبل وصول الحجاج

2- تقييم ومتابعة الاستقبال (عند قدوم الحجاج ) :

عند بداية وصول الحجاج يقوم مشرفو اللجنة الميدانيين بعمل زيارات دورية ميدانية لمراكز استقبال الحجاج في المطار حيث يتم تقييم الخدمة المقدمة من خلال استمارة متابعة خدمات الاستقبال.

3 - تقييم ومتابعة إسكان مكة المكرمة :

من خلال زيارة المشرفين الميدانيين للعمائر المستأجرة من بعثات وشركات الحج والتي تشرف عليها المجموعة يتم تقييم دور مجموعات الخدمة في الاسكان بمكة من خلال استمارة تقييم دور المجموعة في الاسكان مكة، كما يتم تقييم الخدمات المقدمة في مساكن الحج من خلال استمارة متابعة الخدمات في مساكن الحج.

4 - تقييم ومتابعة إسكان المشاعر المقدسة (عرفات + منى) :

يتم التقييم على مرحليتين:

الأولى: هي مرحلة استلام تجهيز المخيمات قبل وصول الحجاج من خلال استمارة استلام تجهيز مخيم عرفات واستمارة استلام تجهيز مخيم منى.

الثانية: هي مرحلة متابعة وتقييم الخدمات المقدمة خلال تواجد الحجاج في المشاعر من خلال استمارة متابعة الخدمات بمشعر عرفات واستمارة متابعة الخدمات بمشعر منى.

5- تقييم ومتابعة التفويج (ترحيل ضيوف بيت الله الحرام)

من خلال زيارة المشرفين الميدانيين لمراكز الترحيل وعمائر الإسكان للحجاج يتم تقييم الخدمة المقدمة من خلال استمارة متابعة المغادرة.

6 - التقييم النهائي

يتم تسليم جميع استمارات التقييم إلى قسم التخطيط حيث يتم ادخال جميع بيانات استمارات التقييم ضمن برنامج حاسوبي خاص يقوم بعمل التقييم النهائي لكل مجموعة خدمة ميدانية في كل مرحلة من المراحل ومن ثم الخروج بالنتيجة النهائية وتعبئتها ضمن استمارة التقييم النهائي.

7 - بعد الحج تقوم اللجنة بإعداد تقرير شامل عن جميع مكاتب الخدمة الميدانية واللجان المركزية يتضمن التقييم النهائي و جميع الاحصائيات والايجابيات والسلبيات واقتراحات التعامل معها.

يقوم عمل لجنة المتابعة والساندة  خلال موسم الحج على متابعة وتقييم أداء اللجان والمجموعات الخدمة الميدانية والخدمات المقدمة للحجاج وذلك كالآتي:

1-  زيارة وتقييم مقرات مجموعات الخدمة الميدانية :

- تتم زيارة مقر المجموعة والإطلاع على مدى التزامهم بشروط اختيار وتأثيث الموقع والتأكد من جاهزيتها من خلال استمارة تقييم تجهيز مقر المجموعة (qf-22-01-1) حيث يتم تحديد النواقص والمتطلبات ومتابعة تأمينها قبل وصول الحجاج

5/2/2 تقييم ومتابعة الاستقبال (عند قدوم الحجاج ) :

عند بداية وصول الحجاج يقوم مشرفو اللجنة الميدانيين بعمل زيارات دورية ميدانية لمراكز استقبال الحجاج في المطار حيث يتم تقييم الخدمة المقدمة من خلال استمارة متابعة خدمات الاستقبال (qf-22-01-2)

5/2/3 تقييم ومتابعة إسكان مكة المكرمة :

من خلال زيارة المشرفين الميدانيين للعمائر المستأجرة من بعثات وشركات الحج والتي تشرف عليها المجموعة يتم تقييم دور مجموعات الخدمة في الاسكان بمكة من خلال استمارة تقييم دور المجموعة في الاسكان مكة (qf-22-01-3) كما يتم تقييم الخدمات المقدمة في مساكن الحج من خلال استمارة متابعة الخدمات في مساكن الحج (qf-22-01-4).

5/2/4 تقييم ومتابعة إسكان المشاعر المقدسة (عرفات + منى) :

يتم التقييم على مرحليتين:

الأولى: هي مرحلة استلام تجهيز المخيمات قبل وصول الحجاج من خلال استمارة استلام تجهيز مخيم عرفات (5(qf-22-01- واستمارة استلام تجهيز مخيم منى (qf-22-01-6)

الثانية: هي مرحلة متابعة وتقييم الخدمات المقدمة خلال تواجد الحجاج في المشاعر من خلال استمارة متابعة الخدمات بمشعر عرفات (qf-22-01-7) واستمارة متابعة الخدمات بمشعر منى (qf-22-01-8)

5/2/5 تقييم ومتابعة التفويج (ترحيل ضيوف بيت الله الحرام)

من خلال زيارة المشرفين الميدانيين لمراكز الترحيل وعمائر الإسكان للحجاج يتم تقييم الخدمة المقدمة من خلال استمارة متابعة المغادرة (qf 22-01-9).

5/2/6 التقييم النهائي

يتم تسليم جميع استمارات التقييم إلى قسم التخطيط حيث يتم ادخال جميع بيانات استمارات التقييم ضمن برنامج حاسوبي خاص يقوم بعمل التقييم النهائي لكل مجموعة خدمة ميدانية في كل مرحلة من المراحل ومن ثم الخروج بالنتيجة النهائية وتعبئتها ضمن استمارة التقييم النهائي (qf-22-01-10)

5/3 بعد الحج:

- تقوم اللجنة باعداد تقرير شامل عن جميع مكاتب الخدمة الميدانية واللجان المركزية يتضمن التقييم النهائي و جميع الاحصائيات والايجابيات والسلبيات واقتراحات التعامل معها

- يتم تكريم الأعضاء والمجموعات المميزة من خلال احتفال خاص يتم لهذه المناسبة